Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding
In deze paragraaf gaat het over de inrichting van de bedrijfsvoering. Inspanningen voor de verbetering van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven zijn beschreven in het Programma Algemeen Bestuur. In deze periode gaan we in onze bedrijfsvoering uit van het beleidsakkoord 2022-2026: "We doen het samen!", dienstverlening en digitalisering.

Organisatieontwikkeling

We werken in een complexe omgeving en tijd waarin veel verandert. Waarbij veel opgaven op ons afkomen. Onze organisatie moet veerkrachtig zijn om hierin mee te kunnen bewegen, zodat we ons op tijd kunnen aanpassen. Dit kan alleen als we in- en extern in verbinding staan en samenwerken met onze omgeving.

De gemeente Best heeft de visie "Graag en op maat 2.0" opgesteld. Daarin stellen we de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties centraal. Het ontwikkelde Programma Dienstverlening geeft uitvoering aan de visie. Het realiseren van het uitgangspunt "de inwoner centraal" heeft grote impact op de inrichting van onze organisatie en hoe we ambtelijk en bestuurlijk samenwerken. Gemeente Best is in 2023 gestart met een heroverweging en transformatie van haar organisatie- en besturingsmodel naar een meer mensgerichte en duurzame benadering gebaseerd op principes van vakmanschap, vertrouwen en verbinding. We geven hier uitvoering aan door middel van het project Vitalisering Organisatie, een van de geprioriteerde projecten binnen het Programma Dienstverlening. De in 2023 vastgestelde "Strategiekaart gemeente Best" en de door het MT geformuleerde "uitgangspunten organisatie-inrichting gemeente Best" zijn richtinggevend voor het organisatieontwerp en raakt de onderdelen: structuur en cultuur: leiderschap en medewerkerschap (houding en gedrag van medewerkers), processen en systemen. Vanaf 1 januari 2024 werken we binnen en vanuit de vernieuwde aansturing- en organisatiestructuur. De deelprojecten leiderschapsontwikkeling en cultuur krijgen vanaf 2024 verder vorm.

Door het organisatieontwikkeltraject werken medewerkers de komende jaren meer integraal samen, over de grenzen van hun eigen team, afdeling, organisatie heen, binnen een ontwikkelgerichte cultuur, gebaseerd op vertrouwen, verbinding en vakmanschap. Het is belangrijk dat medewerkers in de dagelijkse praktijk de ruimte krijgen en vrijheid voelen om mee te denken met vragen van inwoners ook al passen deze wellicht niet helemaal in de gehanteerde standaarden. Om dit te faciliteren brengen we beleid en uitvoering dichter bij elkaar waardoor er minder overdrachtsmomenten en vertragingen in processen optreden. We richten ons op het creëren van een positieve cultuur én ondersteunen medewerkers actief bij hun persoonlijke en professionele groei door opleiden, experimenteren en ontwikkelen te stimuleren. Door continue te leren en te ontwikkelen kunnen medewerkers nieuwe vaardigheden en kennis opdoen wat leidt tot een grotere betrokkenheid, meer tevredenheid, het binden, boeien en behouden van medewerkers.

Personeel en Organisatie

De nieuwe strategiekaart en de geformuleerde "uitgangspunten organisatie-inrichting gemeente Best" zijn leidend voor het ontwikkelen van de P&O strategie 2024-2026. De P&O strategie stellen we op vanuit een mensgerichte focus waarmee we bijdragen aan het succes van de organisatie op de lange termijn. De P&O strategie werken we uit in een P&O-jaarplan (uitvoeringsplan). Enkele onderdelen uit de P&O strategie worden hieronder kort beschreven.

• Strategisch personeelsplan

In het kader van de organisatieontwikkeling is herijking van ons strategisch personeelsplan gewenst. In 2024 voeren we betreffende herijking uit.

• Arbeidsmarkt - Werving & Selectie

Arbeidskrapte speelt ons als organisatie parten. De toename van taken vanwege decentralisatie en invoering van nieuwe wetgeving (Omgevingswet) leidt tot meer vacatures. Vacatures zijn moeilijk tot zeer moeilijk te vervullen. Er is sprake van weinig nieuwe aanwas. Dit leidt tot bezettingsproblematiek, steeds weer inwerken van nieuwe medewerkers (werkdruk), kennisverlies door het vertrek van medewerkers en de hogere kosten vanwege inhuur. Het werven van talent met traditionele wervingsstrategieën via bureaus en LinkedIn leidt tot steeds minder kandidaten met de juiste vaardigheden. In 2023 startten we met het verstevigen van onze arbeidsmarktcommunicatie door onze gemeente duidelijker te profileren in de regio. Daarnaast zoeken we naar andere mogelijkheden om nieuwe medewerkers aan te trekken, bijvoorbeeld door te selecteren met behulp van talentenanalyse (TMA) en door middel van het aanbieden van traineeships of zij-instromers waarbij kandidaten naast een opleiding direct bij ons aan het werk kunnen.

• Duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid is een belangrijk onderdeel van onze P&O strategie. Om medewerkers te werven en te behouden steken we in op goed werkgeverschap, vitaliteit en werkplezier van onze medewerkers. Als gemeente zetten we in 2024 in op het op peil brengen/houden van de fysieke- en mentale gezondheid van onze medewerkers. Hiermee bereiken we ook dat medewerkers een betere balans tussen werk/privé ervaren (bijv. door hybride werken) en we daarmee ons langdurig verzuim terugdringen.

• Strategisch ontwikkelings-/opleidingsplan

In het verlengde van het project Vitalisering organisatie, stellen we eind 2023 een strategisch ontwikkelings/opleidingsplan op zodat al onze medewerkers en leidinggevenden gefaciliteerd en ondersteund worden om hun kennis, houding en gedrag te ontwikkelen. Een management developmentprogramma voeren we vanaf 2024 uit.

• Managementinformatie

Vanaf 2024 sturen we meer op data. Door het genereren van de juiste P&O managementinformatie is het mogelijk om een analyse te maken en gerichte acties en interventies binnen afdelingen en teams uit te voeren.

• Vernieuwing personeels- en salarissysteem

Eind 2023 starten we een aanbesteding op, om ons huidige personeels-en salarissysteem (ADP) te vervangen. 2024 staat grotendeels in het teken van de voorbereiding en implementatie van een nieuw systeem.

Verplichte indicatoren :  

Het Rijk heeft een aantal beleidsindicatoren verplicht gesteld. Beleidsindicatoren die betrekking hebben op een inhoudelijk programma zijn in het programma opgenomen. Deze beleidsindicatoren hebben een relatie tot de bedrijfsvoering en zijn opgenomen in onderstaande tabel:

De jaren 2020, 2021 en 2022 geven de werkelijke cijfers weer op basis van de jaarrekening uit de betreffende jaren. Het jaar 2023 en 2024 laat een raming op basis van de primitieve programmabegroting zien. De apparaatskosten per inwoner zijn in 2024 gestegen ten opzichte van de realisatie in 2022 en de primitieve begroting 2023. Dit wordt veroorzaakt door de werkelijke bezetting van de formatie die hoger ligt dan in 2022 en doordat de begrote lasten voor overhead zijn toegenomen in 2024.

Externe inhuur wordt in de primitieve begroting niet geraamd, vandaar dat deze nihil is.

Digitale bedrijfsvoering

Best is “Slimme Volger” op het gebied van Informatisering & Automatisering
Informatie en gegevens zijn cruciale elementen in de bedrijfsvoering van elke overheidsorganisatie. Het leveren van een goede dienstverlening aan inwoners, bedrijven en ketenpartners (binnen de wettelijke eisen en kaders) kan niet zonder goede informatievoorziening (IV) en inzet van ICT. Informatie, gegevens en ICT zijn voor de hedendaagse overheidsorganisaties dan ook belangrijke strategische bedrijfsmiddelen, net als mensen, geld en tijd. Met name de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering gaan zo snel, dat ook gemeente Best in een steeds hoger tempo voor nieuwe kansen, vraagstukken en afwegingen komt te staan. Best hanteert de strategie om een slimme volger te zijn op het gebied van digitale innovaties. Wij maken gebruik van opgedane ervaringen van andere organisaties en geven daarmee op een efficiënte manier invulling aan nieuwe ontwikkelingen. Dit past bij de omvang en mogelijkheden van onze gemeente.

Digitaal werken en bereikbaarheid
Als het gaat om digitaal werken kiest de gemeente Best voor zoveel mogelijk standaardiseren. Dat wil zeggen:

• aansluiten bij landelijke standaarden en de Digitale Agenda Gemeenten 2024;
• gebruik maken van standaardsoftware uit de cloud, tenzij maatwerk noodzakelijk is;
• voor maximale flexibiliteit (waaronder het afleggen van bezoeken aan huis) werken alle medewerkers met een smartphone en een laptop om plaats- en tijdonafhankelijk met de noodzakelijke informatie te kunnen werken.

Acties in 2024
Gemeente Best hanteert de dienstverlening aan de inwoners en organisaties is Best als uitgangspunt voor de inrichting van de informatievoorziening (IV)-functie. IV is een onderdeel van deze dienstverlening, want informatie is van iedereen. Naast de dienstverlening zijn ook andere kaders van invloed op de IV-functie, zoals wettelijke verplichtingen, architectuur, informatiebeveiliging en privacy.

Trajecten die voor 2024 op de agenda staan zijn onder andere:

• Meer regie door datagedreven te werken; De gemeente is de grootste bronhouder en verzamelaar van informatie over en uit de gemeente. Actuele en adequate sturingsinformatie zijn van groot belang om ontwikkelingen te signaleren, bij te sturen en beleid op te formuleren. Het aanbieden en verder ontsluiten van deze informatie via een dashboard van eigen gegevens is een belangrijke doelstelling.
• Doorontwikkeling digitale producten; digitaal is de norm. De informatiesamenleving verandert snel en ook in 2024 gaan we verder met het digitaliseren van onze processen. Ieder jaar zetten we steeds meer in op het aanbieden van nieuwe digitale producten en diensten via de gemeentelijke website. Volgend jaar wordt Microsoft365 breed uitgerold voor alle medewerkers. Daarnaast leveren we ook inspanningen op andere vlakken, zoals het digitaal aanbieden van alle gemeentelijke diensten als uitvloeisel van de WMEBV en het digitaliseren van de uitgaande poststroom.
• Betere dienstverlening via de Cloud; onze leveranciers bieden hun diensten steeds meer aan via het Internet. Hierbij wordt lokale software verplaatst naar de Cloud waardoor nieuwe digitale ontwikkelingen sneller voor onze inwoners beschikbaar zijn. In 2024 gaan we afscheid nemen van de lokale serveromgeving en zal de gehele dienstverlening vanuit de Cloud geleverd worden.
• Diverse archiefprojecten; Na de audit van 2022 door het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCE) zijn diverse verbeteracties doorgevoerd. In de tussentijdse audit van 2023 is vastgesteld dat we hiermee op de juiste weg zijn om aan de toenemende strengere eisen van de Archiefwet te kunnen blijven voldoen.

Informatiebeveiliging en privacy

Als gemeente hebben we een grote verantwoordelijkheid waar het gaat om het op orde hebben van onze informatiebeveiliging. Informatiebeveiliging is het proces van vaststellen van de vereiste beveiliging van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit. Maar het gaat ook over het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen. Het blijven werken aan de borging van informatiebeveiliging en privacy binnen de organisatie is een must. Zo blijven we voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet BRP, Wet open overheid (Woo), Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag, Wet Politiegegevens (WPG) en de Archiefwet.

Naast investeren in onze digitale infrastructuur blijven we investeren in kennis en expertise van onze medewerkers op het gebied van privacy en informatiedeling. Door campagnes en voorlichtingssessies maken we medewerkers bewust van risico’s en hoe deze te minimaliseren. Ook zorgen we ervoor dat processen veilig en privacybewust (security & privacy by design) zijn ingericht en verantwoordelijkheden op de juiste plek zijn belegd.

Via interne en externe audits monitoren we de mate van beveiliging. De meeste audits zijn gebundeld in ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Met deze audit leggen we verantwoording af aan de gemeenteraad en centrale toezichthouders, zoals het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Huisvesting
In 2022 startten we het onderzoek naar de huisvesting van de dienstverlening van Bestwijzer en de gemeente op de nieuwbouwlocatie op het Dorpsplein (locatie op eigen grond en naast de Zeeman, scenario 3b). In het voorjaar van 2023 leverden we het Programma van Eisen van de nieuwe gezamenlijke huisvesting op. In juni 2023 maakten we een pas op de plaats met het project Samen gaan. Aanleiding is het verzoek van de gemeente Oirschot om een verkenning voor een mogelijke fusie te bespreken. Naar verwachting wordt in het tweede kwartaal van 2024 duidelijk wat dit betekent voor het project Samen gaan. Op het moment dat we de werkzaamheden voor het project weer oppakken, dan is het Programma van Eisen de basis voor het vervolg.

Control

Financiële kwaliteitszorg
Financiële kwaliteitszorg is het totaal van maatregelen dat er toe moet leiden dat de management accounting en financial accounting zijn gewaarborgd, en waar nodig worden verbeterd om in control te zijn. Voorbeelden hiervan zijn de tussentijdse rapportage en de jaarstukken. Management accounting op het niveau van het management is beschikbaar via 'Vensters voor bedrijfsvoering'. Bij financial accounting gaat het er om dat de externe verslaglegging voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dit onderdeel van de financiële kwaliteitszorg heeft alles te maken met het begrip rechtmatigheid, dat hierna nog apart wordt toegelicht.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]
Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken, is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De onderzoeken zijn afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om interne beheersmaatregelen tijdens het proces uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan onder andere uit systeemcontroles, 'vier ogen checks' en datavergelijking. Daarbij zijn vastleggingen van de controles noodzakelijk, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar en geborgd is.

Jaarlijks onderzoeken we:

• de meest risicovolle financiële processen (onder andere inkomensoverdrachten en uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp);
• de onderzoeken naar collegebesluiten.

Rechtmatigheidsverantwoording
Per 1 januari 2023 veranderde de wet op het gebied van rechtmatigheid. Op voorstel van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten' legt het college van burgemeester en wethouders met ingang van het verslagjaar 2023 in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. Dit in de vorm van een rechtmatigheidsverklaring. Voorheen lag deze taak bij de accountant.

Vanaf 2021 stellen wij al een rechtmatigheidsverklaring op. Zo verantwoorden we aan de raad in hoeverre we voldoen aan de financiële rechtmatigheidseisen in wet- en regelgeving. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college, over de financiële rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en/of doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet artikel 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en/of doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een afdeling. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties.

De onderzoeken naar doeltreffendheid en/of doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat we bewust zoeken naar het combineren van onderzoeken naar doelmatigheid en/of doeltreffendheid enerzijds en onderzoeken naar rechtmatigheid anderzijds. Beide vormen van onderzoek geven een impuls aan kwaliteitsverbeteringen.

Juridische kwaliteitszorg

Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
De Woo is bedoeld om de overheid nog transparanter te maken door verplicht informatie actief openbaar te maken. Burgers kunnen op één centrale plek informatie van alle bestuursorganen vinden en doorzoeken. Als organisatie geven we uitvoering aan deze wet. In 2023 is de start gemaakt met de invoering van de Woo en in 2024 passen we de laatste processen aan zodat we efficiënt en effectief kunnen werken met de Woo en voldoen aan de wetgeving.

Juridische kwaliteit
We nemen organisatorische maatregelen, die erop zijn gericht dat de juridische kwaliteit van de geleverde producten en diensten voldoet aan de huidige regelgeving. We onderzoeken of we processen kunnen verbeteren. We sluiten aan bij ons cultuurtraject: "het werken volgens de bedoeling". We zetten het instrument mediation in om zienswijzen en bezwaren te voorkomen. Tot slot werken we doorlopend aan de juridische kwaliteit door opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.